Copiare o spostare i file sullo SharePoint Online / Sgart.it

Sullo SharePoint Online è possibile copiare o spostare dei file anche tra diverse site collection dello stesso tenant.
Ci sono due modi:

Usare lo SharePoint Designer 2013
Usare le nuove funzionalità di copia della Modern Interface

1) SharePoint Designer 2013

Tramite lo SharePoint Designer 2013 è possibile solo copiare file tra siti diversi o site collection diverse, sia si tratti di classic o modern (non è possibile spostare i file).

Attenzione l'ultima versione disponibile dello SharePoint Designer è la 2013 e funziona anche su SharePoint Online

Per far questo bisogna aprire il sito sorgente e quello di destinazione in due diverse instanze di SharePoint Designer 2013 e poi fare il drag & drop oppure il copia & incolla dei file:

Designer copia files

Da notare che si perdono alcune informazioni. Solo la data di ultima modifica (Modifed) rimane invariata, Editore (Modified By), Autore (Created By) vengono impostate sull'utente corrente e la data di creazione (Created) corrisponde al momento in cui si è effettuata la copia.

Questo è uno dei rari casi in cui la data di modifica può essere antecedente alla data di creazione.

Attributi

Questo metodo funziona anche con lo SharePoint On-Premises dalla versione 2010.

2) Copia o spostamento con la Modern interface

Tramite la Modern interface di SharePoint Online è possibile sia copiare che spostare file tra siti o site collection.

Si parte selezionando i file interessati, poi nel menu contestuale (di uno qualsiasi dei file selezionati) si accede alla voce copia (Copy to) o sposta (Move to)

Selezione files

successivamente si scegliere la destinazione, prima il sito o la site collection, poi la document library e infine gli eventuali folder

Selezione destinazione

Da notare che è possibile creare al volo una folder nella destinazione.
Il pulsante, in base all'azione scelta, avrà la dicitura Copy here o Move here.

Visto che in nessun punto del processo viene mostrato il percorso completo della destinazione, prestare molta attenzione nella scelta.

Lo svolgimento dell'operazione di copia o spostamento, viene mostrato tramite un popup

Notifica dell'operazione

Al termine di una copia (copy) avremo tutti gli attributi del file (data modifica, data creazione, autore ed editore) resettati alla data corrente e all'utente corrente:

Risultato della copia

invece uno spostamento (move) manterrà inalterati gli attributi

Risultato dello spostamento

In caso di conflitto, overo se nella destinazione già esiste un file con quel nome oppure è in checkout, verrà mostrato un warning dove ci sarà la possibilità di decidere come risolverlo

Conflitto

ovvero sovrascriverlo (Replace) oppure creare un altra copia (Keep both), dove al nome del file copiato verrà aggiunto un progressivo numerico.

File con Attributi / Metadati

La copia/spotamento funziona anche nel caso in cui il file ha dei metadati associati, ma con alcune eccezioni

Copia metadati

I valori dei campi lookup non coicidono perchè volutamente, nella destinazione, li ho inseriti con un ordine diverso rispetto alla sorgente.

L'eccezione che ho notato sono i campi di lookup (ricerca)

Campo Lookup

ed i campi di tipo person / user, ovvero tutti i campi le cui informazioni sono prese da un altra lista.

Non ho provato tutti i tipi di campo, quindi potrebbero esserci altre eccezioni.

In questo caso il valore che viene copiato è l'ID e non il valore visualizzato.
Quindi in questo caso bisognerà inserire nella lista di lookup i valori nello stesso ordine della sorgente in modo che il match per ID corrisponda.

Per quanto riguarda i campi person / user non sono mai riuscito a copiare il valore.

Attenzione durante la copia/move i campi vengono abbinati facendo riferimento al nome interno, quindi il display name può essere diverso tra sorgente e destinazione.