Visualizzare tutti gli allegati di una lista SharePoint Online

Precedentemente avevo già fatto un post per SharePoint onprem su questo tema, ma purtroppo non è applicabile a SharePoint Online.

Lo scopo è visualizzare sulla riga di un elenco SharePoint gli allegati (attachments) in modo che siano raggiungibili e visualizzabili senza andare in view/edit dell'item. Questo è il risultato finale:

Per raggiungere lo scopo servono 3 elementi:

• campo scelta multipla (choice)
• un flow Power Automate
• un Column formatting da aggungere al campo precedente

Choice multipla

Il campo Links di tipo choice a scelta multipla, ci servirà per memorizzare, tramite il flow Power Automate, le url degli allegati che poi verranno visualizzati tramite un Column formatting.

Power Automate

Il flusso Power Automate ha un trigger che lo farà partire ad ogni cambiamento dell'item.
Le attività che svolge sono:

• elencare gli allegati presenti dell'item
• verificare se il nuovo valore è diverso dal precedente
• salvare le url degli allegati nel campo Links (choice multipla)
• limitare il retriggering

Di seguito le impostazioni principali.

Recupero i campi che sono stati modificati

Power Automate: Get changes for an item or a file (properties only)Copia

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "dataset": "@variables('VarSiteUrl')",
      "table": "@variables('VarListId')",
      "id": "@triggerBody()?['ID']",
      "since": "@triggerBody()?['{TriggerWindowStartToken}']",
      "includeDrafts": false,
      "until": "@triggerBody()?['{TriggerWindowEndToken}']"
    },
    ...
}

Verifica che il campo modificato non sia Links in questo casi si tratta di un retriggering causato dal flow, evito la ricorrenza infinita

Power Automate: Condition: Links changed (self update)Copia

{
  "type": "If",
  "expression": {
    "and": [
      {
        "equals": [
          "@body('Get_changes_for_an_item_or_a_file_(properties_only)')?['ColumnHasChanged/Links']",
          "@true"
        ]
      }
    ]
  },
...
}

Leggo gli allegati dell'item

Power Automate: Send an HTTP: Get AttachmentsCopia

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "dataset": "@variables('VarSiteUrl')",
      "parameters/method": "GET",
      "parameters/uri": "_api/web/lists('@{variables('VarListId')}')/items(@{triggerBody()?['ID']})/AttachmentFiles?$select=ServerRelativeUrl&$orderbt=ServerRelativeUrl",
      "parameters/headers": {
        "accept": "application/json;odata=nometadata"
      }
    },
    ..
}

Creo un array con solo le url (è il formato che serve per aggiornare il campo Links)

Power Automate: Select New AbsoluteUriCopia

{
  "type": "Select",
  "inputs": {
    "from": "@body('Send_an_HTTP:_Get_Attachments')?['value']",
    "select": "@item()?['ServerRelativeUrl']"
  },
  ...
}

esempio di output

JSONCopia

{
    "body": [
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/diablo.jpg",
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN1655.JPG",
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN2884.JPG"
    ]
}

Trasformo l'array precedente in una stringa concatenata con delle | (pipe), servirà poi per verificare se il valore è cambiato

Power Automate: Join New AbsoluteUriCopia

{
  "type": "Join",
  "inputs": {
    "from": "@body('Select_New_AbsoluteUri')",
    "joinWith": "|"
  },
  ...
}

esempio di output

JSONCopia

{
    "body": "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/diablo.jpg|/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN1655.JPG|/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN2884.JPG"
}

Trasformo il valore attuale del campo Links, preso dal trigger, in un array di stringhe

Power Automate: Select Actual AbsoluteUriCopia

{
  "type": "Select",
  "inputs": {
    "from": "@triggerBody()?['Links']",
    "select": "@item()?['Value']"
  },
  ...
}

esempio di output

JSONCopia

{
    "body": [
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/diablo.jpg",
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN1655.JPG",
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/DSCN2884.JPG",
        "/sites/SitoITA/Lists/ListAttachments/Attachments/2/img2.png"
    ]
}

Trasformo in stringa il valore attuale per il confronto usando lo stesso separatore precedente (|)

Power Automate: Join Actual AbsoluteUriCopia

{
  "type": "Join",
  "inputs": {
    "from": "@body('Select_Actual_AbsoluteUri')",
    "joinWith": "|"
  },
  ...
}

Con questa condizione, confronto il valore attuale con il nuovo valore, e se è uguale, evito di scrivere il valore

Power Automate: Condition: value changedCopia

{
  "type": "If",
  "expression": {
    "and": [
      {
        "not": {
          "equals": [
            "@body('Join_Actual_AbsoluteUri')",
            "@body('Join_New_AbsoluteUri')"
          ]
        }
      }
    ]
  },
  ...
}

Solo se il valore è cambiato, lo salvo nel campo Links

Power Automate: Send an HTTP update Links valueCopia

{
  "type": "OpenApiConnection",
  "inputs": {
    "parameters": {
      "dataset": "@variables('VarSiteUrl')",
      "parameters/method": "PATCH",
      "parameters/uri": "_api/web/lists('@{variables('VarListId')}')/items(@{triggerBody()?['ID']})",
      "parameters/headers": {
        "accept": "application/json;odata=nometadata",
        "content-type": "application/json",
        "if-match": "*"
      },
      "parameters/body": "{\n  \"Links\":  @{body('Select_New_AbsoluteUri')}\n}"
    },
    ...
}

Column formatting

Il Column formatting, applicato al campo Links, serve per visualizzare sull'item della lista la preview delle immagini e/o i link degli allegati che non sono immagini

JSONCopia

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "div",
  "style": {
    "display": "flex",
    "flex-direction": "row",
    "flex-wrap": "wrap"
  },
  "children": [
    {
      "elmType": "div",
      "forEach": "imgUrl in @currentField",
      "children": [
        {
          "elmType": "a",
          "attributes": {
            "class": "ms-Link ms-fontColor-themePrimary",
            "target": "_blank",
            "href": "=[$imgUrl]+'?web=1'",
            "title": "Allegato"
          },
          "children": [
            {
              "elmType": "img",
              "attributes": {
                "src": "[$imgUrl]",
                "alt": "Immagine"
              },
              "style": {
                "display": "=if(endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.gif') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.png') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.jpg') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.jpeg'), 'block', 'none')",
                "width": "100px",
                "height": "auto",
                "margin": "5px"
              }
            },
            {
              "elmType": "span",
              "style": {
                "display": "=if(endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.gif') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.png') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.jpg') || endsWith(toLowerCase([$imgUrl]),'.jpeg'), 'none', 'block')",
                "margin": "5px"
              },
              "txtContent": "='◼ ' + substring([$imgUrl], lastIndexOf([$imgUrl], '/')+1, 4000)"
            }
          ]
        }
      ]
    }
  ]
}

Esecuzione

Ad ogni cambiamento si avranno fino a 2 esecuzioni del flow.
La prima si verifica ad ogni cambiamento dell'item e verrà registrato come stato Succeded.
Nel caso venisse aggiornato il campo Links con un nuovo valore, si noterà una seconda esecuzione son stato Cancelled (vedi action Condition: Links changed (self update))